(dále jen Společnost)
Vnitřní oznamovací systém k ochraně oznamovatelů
ČÁST PRVNÍ
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Čl. 1
Předmět úpravy
Tento vnitřní předpis upravuje
- příslušnost, postavení, oprávnění a povinnosti osoby určené Společností k přijímání a vyřizování oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „příslušná osoba“),
- práva a povinnosti osoby, proti které oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „oznámení“) směřuje (dále jen „dotčená osoba“)
- postavení, oprávnění a povinnosti osoby podávající oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti (dále jen „ oznamovatel“),
Čl. 2
Příslušnost a působnost
- Příslušná osoba přijímá a vyřizuje oznámení, podaná oznamovatelem v souladu s níže v tomto vnitřním předpisu upravenými pravidly.
- Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Společnosti, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost nebo oznamovatel se Společností byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které
- má znaky trestného činu,
- má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
- porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo
- porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti
1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
14. fungování vnitřního trhu, včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
- Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.
Čl. 3
Postavení příslušné osoby
- Postavení, znalosti, schopnosti, dovednosti a vlastnosti příslušné osoby nesmí zavdávat důvod k pochybnosti o tom, že svou činnost vykonává řádně a nestranně.
- Příslušné osobě nelze udělovat pokyny, ani její činnost jinak ovlivňovat způsobem, který by mařil nebo ohrožoval její řádný výkon. Kontrola řádného výkonu činnosti příslušné osoby statutárními zástupci Společnosti není za současného zachování požadavku nestrannosti a důvěrnosti informací souvisejících s oznámením podle tohoto vnitřního předpisu první větou dotčena.
- Příslušná osoba bezodkladně předá oznámení k vyřízení jiné příslušné osobě, lze-li vzhledem k jejímu poměru vůči oznamovateli nebo k informacím uvedeným v oznámení důvodně pochybovat o její nestrannosti.
- Pokud nelze oznámení předat k vyřízení jiné příslušné osobě, uvědomí o této skutečnosti příslušná osoba oznamovatele a poučí ho o právu podat oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému v působnosti Ministerstva spravedlnosti.
ČÁST DRUHÁ
PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ OZNÁMENÍ
Čl. 4
Přijímání oznámení
Příslušná osoba přijímá oznámení :
- Písemně prostřednictvím formuláře umístěného na internetových stránkách společnosti na adrese www.baltaci.cz nebo zasláním elektronického oznámeni na e-mailovou adresu napajedla.prislusna.osoba@baltaci.tech,
- na žádost oznamovatele přijme příslušná osoba oznámení osobně, a to nejdéle do 14 dnů ode dne, kdy ji o to oznamovatel požádal. Nelze-li lhůtu dodržet z důvodů na straně oznamovatele, poznamená příslušná osoba tuto skutečnost do spisu a dohodne s oznamovatelem jinou lhůtu pro učinění oznámení. O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.
Čl. 5
Vyřizování oznámení
- Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. Věta první se nepoužije, jestliže příslušné osobě není oznamovatel znám, jestliže je zřejmé, že by takovým postupem byla prozrazena totožnost oznamovatele anebo jestliže o to oznamovatel požádal.
- Příslušná osoba posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Věta druhá odstavce (1) se použije obdobně.
- Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, vyzve příslušná osoba oznamovatele k jejich doplnění.
- Není-li při posuzování důvodnosti zjištěno protiprávní jednání podle čl. 2 odst. 2, poučí příslušná osoba oznamovatele ve lhůtě podle odstavce 2 o právu podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti a příslušnému orgánu veřejné moci.
- Bylo-li při posuzování důvodnosti zjištěno možné protiprávní jednání, příslušná osoba, je-li to možné s ohledem na zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele a osoby podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h), bez zbytečného odkladu navrhne XXX opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
- Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však do 90 dnů ode dne přijetí oznámení. Kromě výsledku posouzení důvodnosti informací uvedených v oznámení informuje oznamovatele zejména o
- ochraně, která oznamovateli na základě podaného oznámení náleží,
- zjištěném protiprávním jednání,
- navržených preventivních nebo nápravných opatřeních a důvodech jejich navržení,
- přijatých preventivních nebo nápravných opatřeních a jejich důvodnosti, byla-li ve lhůtě podle tohoto odstavce přijata, a
- jiném způsobu vyřízení oznámení.
- Dojde-li oznámení, jež má přijímat a vyřizovat příslušná osoba, jiné osobě nebo organizačnímu útvaru Společnosti , bezodkladně musí být toto oznámení postoupeno k vyřízení příslušné osobě, a to způsobem, který zajistí zachování důvěrnosti obsahu oznámení i totožnosti oznamovatele. V takovém případě musí být současně proveden výmaz informací o oznámení z každé jiné evidence Společnosti , než je evidence oznámení příslušné osoby, pokud je to možné.
- Dojde-li příslušné osobě podání, k jehož přijetí není příslušná, bezodkladně jej postoupí příslušnému organizačnímu útvaru Společnosti. Před postoupením podání příslušná osoba upozorní podatele na skutečnost, že se nejedná o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů a předmětná úprava se neuplatní. Příslušná osoba znečitelní nebo jinak utají informace a osobní údaje, ze kterých lze totožnost podatele dovodit, ledaže podatel s postoupením těchto informací a údajů souhlasí.
Čl. 6
Evidence a uchovávání oznámení
- Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu
- datum přijetí oznámení,
- jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,
- shrnutí obsahu oznámení a identifikace dotčené osoby, je-li jí její totožnost známa,
- datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek,
- navržená a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.
- Příslušná osoba uchovává oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
- Do evidence podle odstavce (1) a k oznámením a dokumentům uchovávaným podle odstavce (2) má přístup pouze příslušná osoba.
Čl. 7
Zpracování osobních údajů
- Na zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením se nevztahuje povinnost posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů.
- Osobní údaje se ve vztahu k oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
- Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.
- Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR je třeba plnit za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu.
- Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení.
- Žádost o přístup k osobním údajům týkající se oznámení předá osoba pověřená výkonem agendy ochrany osobních údajů k vyřízení příslušné osobě.
- Zjistí-li příslušná osoba, že v souvislosti s oznámením nejsou žádné údaje vedeny nebo, že se uplatní výjimka z povinnosti takovou informaci poskytnout, žádost bez dalšího odloží.
- Povinnost oznámit porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů se za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu vztahuje rovněž na příslušnou osobu.
ČÁST TŘETÍ
OCHRANA PŘED ODVETNÝMI OPATŘENÍMI A PRÁVA A POVINNOSTI PŘÍSLUŠNÉ OSOBY A DALŠÍCH OSOB
Čl. 8
Ochrana oznamovatele a dalších osob
- Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle odstavce 2 písm. a) až h) může způsobit újmu; při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména
- rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
- zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
- odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,
- snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
- přeložení nebo převedení na jinou práci ,
- neumožnění odborného rozvoje,
- vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
- výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
- zásah do práva na ochranu osobnosti.
- Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani
- osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
- osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
- osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele,
- osoba oznamovatelem ovládaná,
- právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,
- právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
- osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, nebo
- svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.
- Oznámení a jednání oznamovatele nebo osoby podle odstavce 2 písm. a) až h) v souvislosti se zjišťováním informací, které se později staly obsahem oznámení, se nepovažuje za porušení smluvní nebo zákonné povinnosti, s výjimkou případů, kdy je jednáním v souvislosti se zjišťováním takových informací spáchán trestný čin; to neplatí, pokud oznamovatel nebo osoba podle odstavce 2 písm. a) až h) neměli oprávněný důvod se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení porušení podle čl. 2 odst. 2.
- Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích ( „vědomě nepravdivé oznámení“). Fyzické osobě, která se dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé oznámení, může být Ministerstvem spravedlnosti ČR uložena pokuta do 50.000 Kč.
Čl. 9
Oprávnění příslušné osoby
- Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení oprávněna
- požadovat prokázání totožnosti dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování předložením služebního průkazu nebo jiného zaměstnaneckého identifikačního průkazu,
- požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s oznámením,
- pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie,
- pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů,
- pořizovat se souhlasem dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu,
- vstupovat do všech prostor Společnosti, které mohou souviset s oznámením.
- Příslušná osoba je při prošetřování dále oprávněna požadovat od dotčené osoby nebo od osoby zúčastněné na prošetřování ústní vysvětlení, jehož podání mohou odmítnout; o této skutečnosti je příslušná osoba poučí. O průběhu a obsahu vysvětlení sepíše příslušná osoba záznam, nebo pořídí zvukový nebo obrazový záznam. Záznam podepisuje příslušná osoba a osoba, která vysvětlení poskytla. Tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu.
- Příslušná osoba je dále oprávněna požadovat od zaměstnanců Společnosti v přiměřené lhůtě zpracování písemného odborného stanoviska ke skutkovým a právním otázkám souvisejícím s oznámením; tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu.
Čl. 10
Povinnosti příslušné osoby
- Příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti nestranně.
- Příslušná osoba zachovává důvěrnost totožnosti oznamovatele i osoby podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h), jakož i informací, které by k odhalení jejich totožnosti mohly vést; to neplatí, udělí-li k postupu, který by mohl ohrozit zachování důvěrnosti totožnosti, oznamovatel nebo osoba podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h) písemný souhlas. Tím není dotčen čl. 5 odst. 4.
- Příslušná osoba může nezbytně širokému okruhu jiných osob odhalit totožnost dotčené osoby tehdy, je-li to nezbytné k řádnému prošetření informací uvedených v oznámení nebo k navržení nebo uložení preventivního nebo nápravného opatření.
- Příslušná osoba rovněž zachovává důvěrnost informací, jejichž prozrazení by mohlo zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení, zejména řádné prošetření informací uvedených v oznámení a předejití nebo nápravu protiprávního stavu.
- Informace a osobní údaje, o kterých se zachovává důvěrnost, neposkytuje příslušná osoba ani na základě žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím.
- Příslušná osoba předloží statutárnímu orgánu Společnosti do 1. března následujícího kalendářního roku písemnou zprávu o své činnosti za uplynulý kalendářní rok. Nedojde-li takovým postupem k porušení důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu, ve zprávě uvede alespoň
- počet oznámení, která byla předána k prošetření jiné příslušné osobě, včetně odůvodnění,
- počet oznámení, která byla předána příslušnému orgánu veřejné moci,
- počet probíhajících prošetření,
- počet ukončených prošetření,
- počet oznámení, u kterých informace v nich uvedené nebylo možné prošetřit, včetně odůvodnění,
- počet oznámení spadajících do věcné působnosti podle čl. 2 odst. 2,
- počet oznámení spadajících do osobní působnosti podle čl. 2 odst. 2 a
- zjištěné nedostatky, navržená preventivní nebo nápravná opatření a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.
Čl. 11
Povinnosti dalších osob
- Dotčená osoba a osoba zúčastněná na prošetřování jsou povinny umožnit příslušné osobě výkon jejich oprávnění, nestanoví-li tento předpis jinak.
- Důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu je povinna zachovávat každá osoba, která k chráněné informaci nebo osobnímu údaji získá přístup.